PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI ATTIVITÀ ILLECITE O FRAUDOLENTE

AI SENSI DEL D.LGS. N. 24/2023

 

1. Finalità

La presente procedura ha il principale obiettivo di prevenire le conseguenze di potenziali comportamenti in violazione di norme di legge e/o dei principi sanciti nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo e nelle procedure di cui si è dotata la Defiap S.P.A.  (di seguito, anche, la “Società”), regolando il processo di ricezione, di analisi e di trattamento delle segnalazioni effettuate anche in forma anonima.

2. Destinatari

I destinatari della presente procedura sono:

- i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali;

- i dipendenti della Società;

- i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione con la Società;

- qualsiasi soggetto che assiste i soggetti di cui sopra nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata. 

I destinatari, che siano venuti a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o di approfondimento.

3. Segnalazione

I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti od irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con la Società, sono tenuti ad attivare la presente procedura segnalando i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi della Società.

Per “segnalazione” o “whistleblowing” si intende qualsiasi comunicazione riguardante possibili irregolarità e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscono violazioni, anche sospette, delle leggi vigenti e dei principi sanciti nel Codice Etico della Società, dei Modelli di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs. n. 231/2001 della Società, nonché violazioni di procedure o regole aziendali.

Le segnalazioni - che possono anche avvenire in forma anonima - devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni chiare e precise in modo da risultare facilmente verificabili.

4. Gestione della segnalazione

La segnalazione delle violazioni può essere:

a) “interna”, vale dire presentata tramite il canale di segnalazione interna. Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni interne, la Società ha istituito appositi canali di comunicazione, così articolati:

• Sezione dedicata del sito web aziendale all’indirizzo https://www.defiap.it/

Qualora la segnalazione non fosse indirizzata direttamente a Di Lallo Luigi, i destinatari dovranno trasmettere senza indugio all’Organismo quanto ricevuto, in originale, adottando modalità operative tali da assicurare idonea riservatezza circa il contenuto della segnalazione al fine di tutelare l'efficacia degli accertamenti e l'onorabilità delle persone interessate. All’Organismo di Vigilanza deve essere trasmessa anche l'eventuale documentazione attinente ai fatti segnalati, per le valutazioni di competenza.

Di Lallo Luigi, ricevuta la segnalazione, assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti oggetto della comunicazione nel rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale. Di Lallo Luigi, nell’analisi della segnalazione, ne mantiene riservato il contenuto durante l’intera fase di gestione della stessa ed effettua ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante o del facilitatore e di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati. A seguito della ricezione della segnalazione, Di Lallo Luigi provvede: 

- entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, a rilasciare, ove possibile, un avviso di ricevimento;

- ove possibile e necessario, a mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e, ove necessario, richiedere integrazioni;

- all’istruzione della segnalazione;

- a fornire un riscontro alla segnalazione, entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza dell’avviso di ricevimento, entro tre mesi dalla scadenza del termine per l’invio dell’avviso di ricevimento; 

b) “esterna”, vale a dire presentata all’Autorità Nazionale Anticorruzione, se non è presente un canale di segnalazione interno alla società o, se è presente, lo stesso non risulta attivo o conforme alla legge, ovvero quando la segnalazione interna presentata non ha avuto seguito, quando la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero la stessa segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione, o, ancora la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone, esclusivamente se la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto; 

d) denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

5. Tutela della riservatezza e responsabilità della persona segnalante

Tutte le segnalazioni ricevute saranno trattate in maniera riservata nei limiti e per quanto consentito dalle specifiche circostanze.

La legge prevede specifiche garanzie a tutela della persona che segnala illeciti e sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure a sua tutela: in particolare, non può derivare alcuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, nei confronti di chi abbia effettuato una segnalazione in buona fede.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

6. Tutela del segnalato

La segnalazione non è sufficiente di per sé ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decidesse di procedere con l’attività istruttoria, il soggetto segnalato potrà essere interpellato e gli verrà garantita la facoltà di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

7. Archiviazione della documentazione e tutela della privacy

Di Lallo Luigi cura l’archiviazione di tutta la documentazione a supporto della segnalazione al fine di garantire la tracciabilità e la riservatezza delle segnalazioni. La documentazione inerente alla segnalazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione di cui all’art. 5 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR).

Qualora all’interno della segnalazione fossero presenti dati personali e sensibili (ivi inclusi quelli relativi all’identità della persona segnalante o del facilitatore), gli stessi verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e cautele adottate dalla Società nel rispetto della normativa privacy ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. n. 196/2003. 

Versione 1/2023

dicembre 2023